Auditoria do Logbook e D

Esteja sempre preparado para uma auditoria DOT através de uma auditoria diária ao seu diário de bordo. Isso inclui papel e e-logs para permanecer em conformidade.

Auditoria de Diário de Bordo e Auditorias D.O.T.

Descubra o que procura um auditor DOT

Saber como um diário de bordo deve ser auditado, o que você deve procurar e o que um auditor do Departamento de Transportes (DOT) estará procurando pode facilitar o seu trabalho a longo prazo. O tempo gasto agora pode diminuir as multas recebidas mais tarde durante uma auditoria. Além disso, ao auditar os registros diariamente, você pode devolver os registros dos motoristas que precisam de correção, ensinando-os assim a forma correta de preencher seus registros, o que diminuirá as multas recebidas durante as inspeções na estrada.

O que você deve saber sobre auditorias DOT

  • O auditor do DOT tem total discrição sobre o que eles escrevem bilhetes e emitem multas. Os auditores serão um agente da Polícia do Estado ou um civil empregado pelo DOT. A atitude do pessoal do escritório e dos motoristas afeta diretamente a resposta da Polícia Estadual. Não ofereça nada ao auditor, incluindo, mas não limitado a, café, água ou lanches, pois isso pode ser interpretado como um suborno, que é um crime federal.
  • Uma auditoria de segurança não é a mesma coisa que uma revisão de conformidade. A auditoria de segurança é mais educativa e a empresa tende a receber menos multas.
  • Coloque as informações da etiqueta de classificação de peso bruto do veículo em um arquivo de manutenção do equipamento.
  • A partir de 2013, os condutores de um raio de 150 milhas não têm de documentar as pré e pós viagens nas suas folhas de horas de trabalho.
  • A partir de 2013, um motorista que falsifique um tronco, ou uma empresa que permita conscientemente que um motorista falsifique um tronco, estão sujeitos a até 5 anos de prisão federal.
  • O auditor do diário de bordo da empresa também deve auditar as folhas de horas de trabalho.
  • As 60 horas de um motorista são baseadas no reinício para reiniciar, não em uma semana de folha de pagamento.
  • Todas as violações menores devem ter ação disciplinar documentada. Isso inclui coisas como a data errada no log, endereço de nome errado, erros de grade, não ser legível, etc.
  • Não pode haver nada no pára-brisas dentro do raio dos limpa pára-brisas.
  • Os segundos empregos têm de ir para o livro de registos. Se não houver 10 horas de folga entre os trabalhos, então você é responsável por quaisquer acidentes.
  • Um motorista pode usar uma folha de registro para vários dias de folga, desde que todas as datas sejam em um mês.
  • A administração deve ver que as cargas são despachadas em um período de tempo legítimo. O despachador e o encaminhador devem ter em conta os limites de tempo e de velocidade.
  • As folhas de horas de trabalho também devem ter zero horas de dias preenchidos.
  • Qualquer rota com duração superior a 12 horas deve estar no diário de bordo do condutor, quer este se encontre dentro ou fora do raio de 150 milhas aéreas.
  • A partir de 2013, os condutores de 150 milhas de raio aéreo podem legalmente transportar uma folha de ponto e um livro de registo juntos.
  • Quanto mais limpo for o diário de bordo, menos provável será uma multa.
  • Os condutores devem rubricar todas as alterações no seu diário de bordo.
  • O auditor da empresa deve sempre totalizar as horas em cada linha da grade para garantir que elas somem até 24 horas.
  • Se um condutor tiver mais de um dia de folga, então uma linha é desenhada através do folga, 24 horas são escritas na linha de horas de folga e 24 horas vezes o número de dias que o log é, é escrito na linha de horas total.
  • O condutor não precisa de documentar as Milhas Totais Hoje a menos que esteja a conduzir em equipa. Só têm de ser registadas as Milhas de Condução.
  • Desenhe um traço através de qualquer linha onde não seja necessária informação
  • Os motoristas não precisam preencher a linha Endereço Residencial
  • As linhas StartDestination na parte inferior do registo não são necessárias.
  • O condutor não tem de preencher a linha do Expedidor, eles são o Expedidor.
  • Os motoristas não podem abreviar cidades (ou seja, devem escrever Grand Rapids, GR não é aceitável). No entanto, os estados podem ser abreviados.
  • Quando parar, só tem de dizer onde está e não o que está a fazer, a menos que esteja num acidente, numa inspecção na estrada, numa avaria ou em condições meteorológicas adversas.
  • Fora de serviço significa que o motorista está 100% isento de toda a responsabilidade para com o camião.
  • As horas pagas não têm nada a ver com horas de serviço.
  • Os condutores não podem utilizar uma regra de 16 horas se viajarem fora de um raio aéreo de 100 milhas.
  • As avarias estão sempre listadas em “On-Duty Not Driving” até serem rebocadas ou totalmente isentas de responsabilidade.
  • Os registos não são exigidos por lei no diário de bordo.
  • A mudança da pausa de descanso obrigatória, em vigor a partir de 1 de julho de 2013: as 8 horas são tempo de condução. Um condutor não pode conduzir após 8 horas de tempo de condução, a menos que faça um intervalo de repouso de 30 minutos.

Recomendações

Para manter sua conformidade, faça uma reunião com aqueles que estarão presentes durante uma auditoria e analise como uma atitude ruim pode impactar uma auditoria.

Tenha uma sala de reuniões para que a auditoria seja realizada longe dos motoristas. Revise todos os registros de papel dos últimos 6 meses e peça aos motoristas que façam todas as correções necessárias. Auditar todas as folhas de horas dos últimos 6 meses para os condutores da classe C. Faça as correcções necessárias. Escreva a política e o procedimento oficial para violações de registros e inscreva-os no livro de políticas e procedimentos da empresa.

Reúna-se com todos os motoristas que sabemos que têm segundos empregos e informe-os das suas responsabilidades de registar as suas horas para os seus outros empregos, lembrando-lhes que não podem conduzir depois de atingirem as 60 horas.

Reveja as rotas para limitações de extensão de 16 horas e ajuste se possível. Ou diga aos condutores que têm de começar a repousar. Mostre a todos os condutores da Classe C como escrever um registo diário de um condutor para fazer quando necessário. Estabeleça uma política e um procedimento para o tempo fora de serviço.

É importante certificar-se de que todos os condutores da sua frota estão cientes destas políticas e de como devem respeitá-las.

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