Plano de Continuidade de Negócios – O que é um Plano de Continuidade de Negócios

O que acontecerá ao seu negócio se ocorrer um desastre? Este guia de planejamento de contingência de negócios irá ajudá-lo a montar um plano de desastre de negócios.

O que é um plano de continuidade de negócios e como você cria um?

Como Preparar um Plano de Continuidade de Negócios para a sua Pequena Empresa

O que é um Plano de Continuidade de Negócios?

Um plano que protege contra interrupções nos negócios em caso de imprevistos. Ou, se preferir, “. os procedimentos empregados para garantir a retomada atempada e ordenada do ciclo de negócios de uma organização através da sua capacidade de executar planos com uma interrupção mínima ou nenhuma das operações de negócios ou serviços sensíveis ao tempo” (Facility Management Journal).

Os objetivos do planejamento de continuidade de negócios incluem:

  • Garantir a saúde e a segurança de todo o pessoal
  • Minimizar as interrupções na capacidade do negócio de fornecer seus produtos e/ou serviços
  • Minimizar as perdas financeiras
  • Ser capaz de retomar operações críticas dentro de um período de tempo especificado após um desastre

Um plano de continuidade de negócios bem pensado pode significar a diferença entre a sobrevivência da sua empresa e o fracasso se ocorrer um desastre. Um incêndio, uma inundação, uma falha no disco rígido ou roubo de dados – qualquer um ou todos eles podem colocar o seu negócio fora de serviço. Tomar o tempo necessário para elaborar um plano de continuidade de negócios ajudará a garantir que o seu negócio seja capaz de retomar as operações no menor tempo possível.

Para criar um plano de contingência empresarial:

1) Determine quais são os principais riscos para a sua pequena empresa.

É roubo de dados? Inundações? Terremoto? Descobrir que tipos de desastres são mais prováveis irá ajudá-lo a focar seu plano de continuidade e não perder tempo e dinheiro se preparando para algo que é muito improvável de acontecer. Não faz sentido planejar como se recuperar de um terremoto, por exemplo, se o seu negócio não está localizado em uma zona de terremoto. Mas não se esqueça dos riscos crescentes que muitas vezes são negligenciados pelas pequenas empresas, como ataques cibernéticos, atividade de hackers e sabotagem.

2) Decida o que seria absolutamente essencial para a sua pequena empresa começar a operar novamente se um desastre comercial o impedisse de operar e tome medidas para garantir que esses itens essenciais estariam disponíveis rapidamente.

Estes elementos essenciais podem incluir pessoal, dados, equipamento, dotações financeiras e protecção das infra-estruturas.

Quais são as pessoas chave para as suas operações? Quais equipamentos você precisa para continuar a produzir e entregar seus produtos e/ou serviços críticos? Talvez um acordo possa ser feito com outra empresa que tenha o equipamento que você precisa. Que suprimentos são necessários? Descubra antecipadamente quem seriam os fornecedores ou remetentes alternativos se o seu arranjo atual pudesse não ser funcional. Por quanto tempo sua empresa poderia funcionar se seu fluxo de renda fosse interrompido? Onde você obteria o dinheiro para mantê-lo funcionando?

2) Preparar um plano de evacuação em caso de desastre físico.

Vá até ele com o pessoal e afixe-o de forma visível em todas as suas instalações comerciais. Como é que o pessoal saberá que precisa de ser evacuado? O que devem fazer quando são notificados de uma evacuação? Que rotas estão disponíveis para sair do(s) prédio(s)? Onde as pessoas devem se encontrar fora do(s) prédio(s)? Quem é responsável por verificar se todos estão fora do prédio com segurança?

3) Criar um sistema de fan-out de comunicações.

Se algo acontecesse na sua empresa, quem seria responsável por notificar cada pessoa que trabalha lá? Certifique-se de que as listas de contatos por telefone e e-mail estejam atualizadas e que as pessoas responsáveis por contatar outras pessoas tenham listas impressas, pois toda a tecnologia falha mais cedo ou mais tarde e geralmente no momento mais inconveniente. Decida também quem será responsável pela comunicação com o público e como (atualização do site da empresa, postagem em mídias sociais, comunicados à imprensa, placas nas janelas, anúncios de rádio, etc.).

4) Certifique-se de que seus kits de emergência no local estejam completos e atualizados.

Estes Workplace First Aid Kits Checklists da St. John Ambulance mostram exatamente o que os kits de primeiros socorros para empresas de vários tamanhos precisam conter com base no número de funcionários. Dependendo de que tipos de desastres podem acontecer em sua área, você pode querer adicionar outros suprimentos. Por exemplo, um galão de água por pessoa por dia é um dos suprimentos recomendados nesta lista de suprimentos de emergência para a loja de varejo.

5) Tome medidas agora para proteger os seus dados comerciais.

Os dados da sua empresa são o seu activo mais valioso. Se fossem roubados ou destruídos, sua empresa seria capaz de voltar a funcionar rapidamente ou mesmo continuar? O 3 Steps to Successful Data Backup explica como você pode ter a tranquilidade de saber que seus dados comerciais estão protegidos e estarão acessíveis novamente rapidamente. A proteção de dados é uma das muitas vantagens de mudar o seu negócio para a computação em nuvem.

6) Certifique-se de que o seu negócio tem um seguro adequado.

Seguro contra incêndio é o tipo que vem à mente, mas o fogo não é certamente o único desastre possível que sua pequena empresa poderia experimentar. Além de outros desastres físicos óbvios, como inundações ou danos causados pelo vento, considere os danos que podem resultar do roubo, por exemplo. E, em seguida, há o fator de responsabilidade potencial se a sua pequena empresa está envolvida em atividades que podem abri-lo a processos judiciais.

Escolher o tipo adequado de seguro para cobrir seus riscos e ter uma cobertura de seguro boa e atualizada será uma grande ajuda para que sua pequena empresa comece a funcionar novamente se ocorrer um desastre.

8) Conheça seus vizinhos.

Abrir as linhas de comunicação com os proprietários de empresas à sua volta pode realmente beneficiar o seu planeamento de continuidade de negócio. Deixe-os saber o que você espera fazer e veja se você pode envolvê-los. Você pode ser capaz de compartilhar os custos de algumas despesas relacionadas ao planejamento de continuidade ou fazer acordos tit-for-tat para ajudar uns aos outros em caso de desastre. Planos de emergência coordenados são especialmente importantes para empresas que compartilham espaço adjacente, como aquelas em centros comerciais ou ao longo das ruas da cidade.

9) Confira os programas e recursos locais.

A sua cidade, vila ou Comité de Negócios em Acção pode ter planos de contingência – planos de resposta a desastres em vigor ou fornecer recursos que tornarão mais fácil para si elaborar o seu próprio plano. Por exemplo, a cidade de Ottawa oferece informações sobre a preparação para emergências para as empresas de Ottawa em seu site, e oferece oficinas de treinamento sobre o tema. Veja o que está disponível em sua cidade antes de começar a escrever seu próprio plano de desastres de negócios.

10) Junte tudo.

Conforme você trabalha no seu plano de continuidade, junte todas as peças em formato impresso. (Cópias digitais são agradáveis, mas não muito úteis se a energia sair e ou dispositivos digitais não puderem ser usados). Um encadernador de três argolas funciona bem. Inclua o plano de evacuação da sua empresa, plano de comunicação, informações sobre kits de emergência e apólices de seguro, medidas de proteção de dados e aspectos operacionais essenciais, bem como detalhes de quaisquer providências que tenha feito para manter ou colocar as coisas em funcionamento novamente.

11) Mantenha o seu plano de contingência de negócios à mão.

Por último, mas não menos importante, você quer ter certeza de manter seu plano de desastres em um lugar de fácil acesso e ter certeza de que todos que precisam saber onde ele está sabem sua localização. Você também deve atribuir uma pessoa e um segundo para agarrar o plano de contingência de negócios na saída se o desastre de negócios precisa deixar as instalações.

12) Use o Seu Site de Negócios e as Mídias Sociais

Seu site de negócios e plataformas de mídia social como Facebook, LinkedIn e Twitter são excelentes maneiras de se comunicar com clientes e parceiros de negócios em caso de emergência. Não deixe que seus clientes se perguntem se você está aberto ou não quando ocorre um desastre – uma publicação rápida no Facebook pode mantê-los atualizados.

O Planejamento de Continuidade de Negócios Paga

É fácil adiar o planeamento da continuidade do negócio. Há sempre “crises” imediatas que exigem a nossa atenção. Mas quão significativas elas são realmente comparadas a um evento que encerra sua empresa por horas, dias ou semanas? Tomar o tempo necessário para preparar um plano de continuidade de negócios terá um enorme retorno caso ocorra um desastre.

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