Síntese de transações de intercâmbio eletrônico de dados (EDI)

O EDI reduz o custo de envio de documentos. Os PO's de papel requerem recursos para impressão e envio de faxes para o fornecedor. O EDI envia o pedido eletronicamente.

Intercâmbio eletrônico de dados (EDI) Síntese de transações

Os princípios básicos do EDI e como usá-lo para o seu negócio

Se você trabalha com compras ou vendas, inevitavelmente se deparará com transações EDI. O Intercâmbio Eletrônico de Dados, normalmente abreviado para EDI, é um formato padrão para o intercâmbio de dados comerciais.

As transações EDI são um tipo de comércio eletrônico que as empresas utilizam para transações, como quando uma empresa deseja enviar eletronicamente um pedido para outra. As transações EDI foram concebidas para serem independentes das comunicações utilizadas pelas empresas ou da tecnologia de software que gera os dados EDI.

Formatos EDI

O EDI funciona com base em padrões que determinam como cada mensagem deve ser formatada.

Existem quatro padrões EDI: UNEDIFACT, que é o único padrão reconhecido internacionalmente, usado principalmente fora da América do Norte; ANSI ASC X12, usado dentro da América do Norte; TRADACOM, usado por empresas de varejo britânicas, e ODETTE, que é usado por fabricantes de automóveis europeus.

A implementação do EDI é importante para as empresas, pois pode reduzir significativamente o custo do envio de documentos.

Custos EDI versus benefícios complementares

Um pedido em papel requer recursos para imprimir o documento, enviá-lo por fax ou lançá-lo ao fornecedor. O EDI envia automaticamente o documento eletrônico ao fornecedor, reduzindo assim o custo de envio do pedido. Foram realizados estudos sobre a economia de custos da implementação do EDI, incluindo um relatório do grupo Aberdeen em 2008, que destacou que nos EUA custou $37,45 para produzir e enviar um pedido em papel, enquanto que para enviá-lo usando EDI custou apenas $23,83.

Nem todas as empresas utilizam EDI. Há um custo para implementar e manter a tecnologia necessária para realizar o EDI. Cada parceiro comercial com quem uma empresa pretende utilizar o EDI pode necessitar de recursos para a sua instalação, o que pode ter um custo proibitivo para empresas de menor dimensão ou empresas sem recursos técnicos.

Algumas empresas que professam usar EDI podem receber ordens eletronicamente, mas não conseguem carregar automaticamente essas ordens em seus sistemas de vendas. As ordens EDI são impressas e introduzidas manualmente nos seus sistemas informáticos.

Esta situação é comum quando as empresas têm sistemas de ordens de envelhecimento que não têm a capacidade de aceitar ou gerar ordens EDI.

EDI Como Funciona

Existem várias formas de transmissão de mensagens EDI entre sociedades parceiras de negócios. O método mais comum era usar uma rede de valor agregado ou VAN. Isso permitia que as empresas enviassem uma transmissão que era revisada pela VAN e, em seguida, enviada para o destinatário correto.

Mais recentemente, está a ser utilizado um novo método de transmissão EDI. Isso é chamado de AS2, que significa Declaração de Aplicabilidade 2, e foi defendido pelo Wal-Mart, que exige que todos os seus fornecedores usem esse método. Usando o AS2, os documentos EDI são transmitidos através da internet e a segurança do documento é obtida através da criptografia e do uso de certificados digitais.

Existem dezenas de documentos EDI que podem ser implementados por uma empresa e seus parceiros comerciais. Sob o padrão ANSI ASC X12, os documentos EDI fazem parte de uma série, por exemplo, como uma série de ordens, uma série de depósito ou uma série financeira.

Adicionalmente, um conjunto de séries que dizem respeito a sectores específicos como a administração pública, os seguros, a hipoteca e a indústria automóvel.

Muitas empresas apenas implementam um pequeno número de documentos EDI com os seus parceiros comerciais, normalmente nas séries de encomendas, séries de manuseamento de materiais e séries de fornecimento.

Por exemplo, uma sociedade que está implementando EDI entre si e uma sociedade de logística terceirizada só pode implementar cinco documentos EDI, como um EDI 940 para um pedido de expedição de depósito, EDI 943 para um aviso de transferência de estoque de depósito, EDI 944 para um aviso de transferência de estoque de depósito, EDI 945 para um aviso de expedição de depósito e EDI 947 para um aviso de ajuste de estoque de depósito.

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